Nos dias de hoje, as empresas necessitam de soluções eficazes para a comunicação interna, colaboração entre equipas e gestão de documentos. O SharePoint oferece exatamente isso: uma plataforma robusta para construir uma intranet personalizada e eficiente.
1. Centralização de Informação
Com uma intranet construída no SharePoint, toda a informação essencial da empresa fica centralizada num único local, eliminando a dispersão de dados e facilitando o acesso à informação.
Entre os conteúdos que podem ser organizados na intranet, destacam-se:
- Políticas internas
- Documentos
- Listas
- Notícias
- Procedimentos operacionais
- Links
- Entre outros…
Toda essa informação pode ser facilmente encontrada por qualquer colaborador com a devida permissão de acesso.
2. Segurança e Permissões
O SharePoint permite configurar permissões detalhadas para cada utilizador ou equipa, através do Microsoft Security ou dos Grupos do Microsoft 365 (com base no AD/Entra ID da organização), garantindo assim um controlo rigoroso sobre o acesso aos diversos conteúdos da intranet.
Na gestão de acessos, existem diferentes níveis de permissão. Os principais níveis incluem:
- Controlo Total
- Edição
- Leitura
Deste modo, garante-se que a informação é apenas acessível e/ou passível de ser editada por quem tenha as permissões adequadas, assegurando a segurança e a integridade dos dados.
3. Controlo de Versões e Colaboração em Tempo Real
Uma das grandes vantagens da componente documental do SharePoint é o controlo de versões. Qualquer alteração num documento é registada, permitindo voltar a versões anteriores sempre que necessário.
Adicionalmente, vários utilizadores podem trabalhar num mesmo ficheiro em simultâneo, melhorando a produtividade e evitando conflitos de versão.
4. Personalização e Flexibilidade
Cada empresa tem necessidades específicas, e o SharePoint permite criar uma intranet totalmente personalizada. É possível adaptá-lo á identidade da empresa (cores, tipografia, etc.), adicionar web parts e integrar outras aplicações, organizando-as conforme desejado.
Deste modo, a experiência torna-se única e totalmente alinhada com o modelo de negócio da empresa.
5. Ambiente Familiar e Integrado com o Microsoft 365 e Power Platforms
Por fazer parte do ecossistema Microsoft 365, o SharePoint integra-se perfeitamente com ferramentas como o Outlook, o Teams e o OneDrive, proporcionando um ambiente unificado.
Além disso, a sua integração com as Power Platforms (Power BI, Power Apps e Power Automate) permite a automação de processos e a análise de dados, tornando a gestão mais eficiente.
6. Automação de Processos e Workflows
Com o SharePoint e o Power Automate (ou Azure Logic Apps), é possível automatizar processos repetitivos, como aprovação de documentos, solicitações de férias, integrações com outras ferramentas empresariais, notificações via e-mail de alertas ou aniversários, entre muitos outros processos, reduzindo a burocracia e melhorando a eficiência operacional.
7. Mobilidade e Acesso Remoto
Com a versão cloud do SharePoint (SharePoint Online), os colaboradores podem aceder à intranet de qualquer lugar, seja no escritório, em tele trabalho ou em deslocação.
8. Como a B2F apoia na criação de uma Intranet no SharePoint
A criação de uma intranet moderna no SharePoint torna-se mais simples e eficiente com o apoio de uma equipa especializada como a da B2F, permitindo-lhe tirar o máximo proveito da plataforma através de:
- Implementação Personalizada: Desenvolvimento de uma intranet organizada, funcional e alinhada com a identidade visual da organização.
- Gestão de Acessos: Configuração de permissões seguras para garantir o controlo e a proteção da informação.
- Automação de Processos: Criação de fluxos automatizados com ferramentas como Power Automate e Logic Apps, aumentando a eficiência operacional.
- Implementação de processos de inserção de dados (data entry): Através do desenvolvimento de aplicações com o uso de Power Apps
- Integração com Microsoft 365 e Power Platforms: Conexão do SharePoint com ferramentas como Teams, OneDrive, Power BI e outras soluções do ecossistema Microsoft.
- Formação e Suporte: Formação das equipas para garantir o uso eficaz e sustentável da intranet.
A B2F consegue ajudá-lo na transformação de uma intranet num verdadeiro motor de produtividade, colaboração e inovação.
