Nos dias de hoje, as empresas necessitam de soluções eficazes para a comunicação interna, colaboração entre equipas and gestão de documentos. Neste contexto, o SharePoint oferece uma plataforma robusta para construir uma intranet no SharePoint personalizada e eficiente.
1. Centralization of Information
Com uma intranet no SharePoint, as empresas conseguem centralizar toda a informação essencial num único local. Desta forma, eliminam a dispersão de dados e facilitam o acesso à informação.
Among the types of content that can be organized on the intranet are:
- Internal policies
- Documents
- Lists
- News
- Operational procedures
- Links
- Among others...
Assim, qualquer colaborador com a devida permissão de acesso pode encontrar facilmente toda essa informação.
2. Security and Permissions
The SharePoint permite configurar permissões detalhadas para cada utilizador ou equipa, através do Microsoft Security ou dos Grupos do Microsoft 365. Para isso, utiliza como base o AD/Entra ID da organização, garantindo assim um controlo rigoroso sobre o acesso aos diversos conteúdos da intranet.
In the gestão de acessos, existem diferentes níveis de permissão. Entre os principais, destacam-se:
- Full Control
- Edit
- Read
Deste modo, apenas os utilizadores com as permissões adequadas podem aceder e/ou editar a informação. Consequentemente, a organização assegura a segurança e integridade dos dados.
3. Version Control and Real-Time Collaboration
Uma das grandes vantagens da componente documental do SharePoint é o controlo de versões.
Sempre que alguém altera um documento, a plataforma regista essa alteração. Assim, os utilizadores podem recuperar versões anteriores sempre que necessário.
Além disso, vários utilizadores podem trabalhar no mesmo ficheiro em simultâneo. Desta forma, melhoram a produtividade e evitam conflitos de versão.
4. Customization and Flexibility
Cada empresa tem necessidades específicas. Por isso, o SharePoint permite criar uma intranet empresarial totalmente personalizada.
Por exemplo, é possível adaptar a plataforma à identidade da empresa, incluindo cores, tipografia e outros elementos visuais.
Além disso, a organização pode adicionar web parts, integrar outras aplicações e organizar os diferentes elementos conforme as suas necessidades.
In this way, the experience becomes unique and fully aligned with the company's business model.
5. Familiar Environment and Integration with Microsoft 365 and Power Platforms
Por fazer parte do ecossistema Microsoft 365, o SharePoint integra-se com ferramentas como o Outlook, o Teams e o OneDrive. Assim, proporciona um ambiente unificado.
Além disso, a integração com as Power Platforms (Power BI, Power Apps e Power Automate) permite automatizar processos e analisar dados. Consequentemente, a empresa consegue tornar a gestão mais eficiente.
Moreover, its integration with the Power Platforms (Power BI, Power Apps, and Power Automate) enables process automation and data analysis, making management more efficient.
6. Process Automation and Workflows
Com o SharePoint e o Power Automate (ou Azure Logic Apps), as empresas podem automatizar processos repetitivos.
Por exemplo, estas ferramentas permitem automatizar a aprovação de documentos, as solicitações de férias e as integrações com outras ferramentas empresariais.
Além disso, possibilitam o envio de notificações por e-mail, como alertas ou aniversários, entre muitos outros processos.
Desta forma, a automação de processos reduz a burocracia e melhora a eficiência operacional.
7. Mobility and Remote Access
With the cloud version of SharePoint (SharePoint Online), employees can access the intranet from anywhere, whether at the office, working remotely, or on the go.
8. How B2F Supports the Creation of an Intranet on SharePoint
A criação de uma intranet no SharePoint moderna torna-se mais simples e eficiente com o apoio de uma equipa especializada como a da B2F.
Desta forma, as empresas conseguem tirar o máximo proveito da plataforma através de:
- Custom Implementation: Development of an organized, functional intranet aligned with the organization's visual identity.
- Access Management: Configuration of secure permissions to ensure control and protection of information.
- Process Automation: Creation of automated workflows with tools like Power Automate and Logic Apps, increasing operational efficiency.
- Implementation of data entry processes (data entry): Desenvolvimento de aplicações com recurso ao Power Apps.
- Integration with Microsoft 365 and Power Platforms: Connecting SharePoint with tools like Teams, OneDrive, Power BI, and other solutions from the Microsoft ecosystem.
- Training and Support: Training teams to ensure the effective and sustainable use of the intranet.
Assim, a B2F consegue ajudá-lo a transformar uma intranet num verdadeiro motor de produtividade, colaboração e inovação.
