Nos dias de hoje, as empresas necessitam de soluções eficazes para a comunicação interna, colaboração entre equipas e gestão de documentos. Neste contexto, o SharePoint oferece uma plataforma robusta para construir uma intranet no SharePoint personalizada e eficiente.
1. Centralização de Informação
Com uma intranet no SharePoint, as empresas conseguem centralizar toda a informação essencial num único local. Desta forma, eliminam a dispersão de dados e facilitam o acesso à informação.
Entre os conteúdos que podem ser organizados na intranet, destacam-se:
- Políticas internas
- Documentos
- Listas
- Notícias
- Procedimentos operacionais
- Links
- Entre outros…
Assim, qualquer colaborador com a devida permissão de acesso pode encontrar facilmente toda essa informação.
2. Segurança e Permissões
O SharePoint permite configurar permissões detalhadas para cada utilizador ou equipa, através do Microsoft Security ou dos Grupos do Microsoft 365. Para isso, utiliza como base o AD/Entra ID da organização, garantindo assim um controlo rigoroso sobre o acesso aos diversos conteúdos da intranet.
Na gestão de acessos, existem diferentes níveis de permissão. Entre os principais, destacam-se:
- Controlo Total
- Edição
- Leitura
Deste modo, apenas os utilizadores com as permissões adequadas podem aceder e/ou editar a informação. Consequentemente, a organização assegura a segurança e integridade dos dados.
3. Controlo de Versões e Colaboração em Tempo Real
Uma das grandes vantagens da componente documental do SharePoint é o controlo de versões.
Sempre que alguém altera um documento, a plataforma regista essa alteração. Assim, os utilizadores podem recuperar versões anteriores sempre que necessário.
Além disso, vários utilizadores podem trabalhar no mesmo ficheiro em simultâneo. Desta forma, melhoram a produtividade e evitam conflitos de versão.
4. Personalização e Flexibilidade
Cada empresa tem necessidades específicas. Por isso, o SharePoint permite criar uma intranet empresarial totalmente personalizada.
Por exemplo, é possível adaptar a plataforma à identidade da empresa, incluindo cores, tipografia e outros elementos visuais.
Além disso, a organização pode adicionar web parts, integrar outras aplicações e organizar os diferentes elementos conforme as suas necessidades.
Deste modo, a experiência torna-se única e totalmente alinhada com o modelo de negócio da empresa.
5. Ambiente Familiar e Integrado com o Microsoft 365 e Power Platforms
Por fazer parte do ecossistema Microsoft 365, o SharePoint integra-se com ferramentas como o Outlook, o Teams e o OneDrive. Assim, proporciona um ambiente unificado.
Além disso, a integração com as Power Platforms (Power BI, Power Apps e Power Automate) permite automatizar processos e analisar dados. Consequentemente, a empresa consegue tornar a gestão mais eficiente.
Além disso, a sua integração com as Power Platforms (Power BI, Power Apps e Power Automate) permite a automação de processos e a análise de dados, tornando a gestão mais eficiente.
6. Automação de Processos e Workflows
Com o SharePoint e o Power Automate (ou Azure Logic Apps), as empresas podem automatizar processos repetitivos.
Por exemplo, estas ferramentas permitem automatizar a aprovação de documentos, as solicitações de férias e as integrações com outras ferramentas empresariais.
Além disso, possibilitam o envio de notificações por e-mail, como alertas ou aniversários, entre muitos outros processos.
Desta forma, a automação de processos reduz a burocracia e melhora a eficiência operacional.
7. Mobilidade e Acesso Remoto
Com a versão cloud do SharePoint (SharePoint Online), os colaboradores podem aceder à intranet de qualquer lugar, seja no escritório, em tele trabalho ou em deslocação.
8. Como a B2F apoia na criação de uma Intranet no SharePoint
A criação de uma intranet no SharePoint moderna torna-se mais simples e eficiente com o apoio de uma equipa especializada como a da B2F.
Desta forma, as empresas conseguem tirar o máximo proveito da plataforma através de:
- Implementação Personalizada: Desenvolvimento de uma intranet organizada, funcional e alinhada com a identidade visual da organização.
- Gestão de Acessos: Configuração de permissões seguras para garantir o controlo e a proteção da informação.
- Automação de Processos: Criação de fluxos automatizados com ferramentas como Power Automate e Logic Apps, aumentando a eficiência operacional.
- Implementação de processos de inserção de dados (data entry): Desenvolvimento de aplicações com recurso ao Power Apps.
- Integração com Microsoft 365 e Power Platforms: Conexão do SharePoint com ferramentas como Teams, OneDrive, Power BI e outras soluções do ecossistema Microsoft.
- Formação e Suporte: Formação das equipas para garantir o uso eficaz e sustentável da intranet.
Assim, a B2F consegue ajudá-lo a transformar uma intranet num verdadeiro motor de produtividade, colaboração e inovação.
