Financial models, what are they?
A análise financeira representa uma das atividades mais importantes para o desenvolvimento e sustentabilidade de qualquer organização. Esta análise permite avaliar a situação económica e financeira de uma empresa, não apenas no momento atual, mas também no passado e, sobretudo, no futuro.
Para esse fim, as empresas recorrem à construção de modelos financeiros. Estas ferramentas fundamentais permitem interpretar e analisar o estado presente da organização e prever comportamentos futuros, com base em dados estruturados e análises rigorosas.
Além disso, os modelos financeiros compreendem diferentes componentes cruciais, como a estrutura de contas, centros de custo, fluxos de caixa e balanço, entre outros. Desta forma, ajudam a ter uma melhor perceção financeira da organização.
Naturalmente, para que um modelo financeiro seja eficaz e completo, é imprescindível o acesso a dados financeiros fiáveis e detalhados. Neste sentido, os dados históricos são especialmente importantes, pois permitem realizar análises retrospetivas e projeções futuras.
Com isto, podemos passar à explicação mais detalhada dos formatos responsáveis por esta análise.
Key documents that build a complete financial model
Balance
The balanço financeiro é um documento que reflete a posição financeira de uma empresa num determinado momento. Para isso, divide-se em Ativos, Passivos e Capital Próprio.
- Ativos – Bens e direitos da organização, como, por exemplo, veículos, computadores, entre outros.
- Passivos – Obrigações e dívidas, como, por exemplo, obrigações a terceiros e contas a pagar.
- Capital próprio – Valor líquido de uma empresa, correspondente à diferença entre o total dos ativos e o total dos passivos.
Além disso, para facilitar a análise, o balanço poderá apresentar uma divisão pelos meses do ano e por subsecções de ativos e passivos.
A imagem abaixo demonstra um exemplo de um balanço:
Balance sheet
Nesta secção, também faz sentido referir o balancete, um relatório auxiliar ao balanço que apresenta os saldos das contas contabilísticas num determinado período.
Assim, este documento serve maioritariamente para verificar a correção dos lançamentos antes da elaboração do balanço.
DDemonstração de Resultados
O segundo formato importante para um modelo financeiro é a Income Statement.
No entanto, antes de avançar para uma análise mais detalhada desta secção, é importante perceber a estrutura do plano de contas. Neste caso, essa estrutura segue o Sistema de Normalização Contabilística (SNC).
Esta estrutura organiza as contas em classes e permite detalhá-las com diferentes níveis de desagregação.
That is, in the SNC chart of accounts there are 7 classes that represent different purposes:
- Class 1 – Capital, Reserves and Retained Earnings
- Includes share capital, legal reserves and accumulated profits or losses.
- Class 2 – Third Party Debts
- Register customers, suppliers, accounts receivable and payable.
- Class 3 – Biological Inventories and Assets
- Includes stock of goods, raw materials and consumables.
- Class 4 – Financial Investments and Financing Obtained
- It includes loans, financial securities and investments.
- Class 5 – Liquid Financial Assets
- Bank accounts, cash and cash equivalents.
- Class 6 – Expenses and Losses
- Records operating expenses such as personnel costs, raw materials and external services.
- Class 7 – Income and Gains
- Includes revenue from sales, provision of services and other revenue.
Com isto, na demonstração de resultados, traduzida para inglês como Profit & Losses, percebe-se rapidamente que as empresas utilizam maioritariamente as contas 6 e 7.
Este documento resume toda a atividade da empresa e demonstra se a organização teve lucro ou prejuízo num determinado período. Desta forma, após a elaboração do documento, é possível registar os valores contabilísticos de cada rubrica.
Headings
As rubricas revelam-se um tópico bastante importante nas análises financeiras. Assim, permitem que os interessados, stakeholders ou contabilistas analisem e avaliem cada uma delas.
Headings are understood to be the specific categories or lines used to organize different types of income, expenses, assets, liabilities or other accounting elements.
Por exemplo, na imagem previamente apresentada, é possível observar rubricas do balanço, como “Ativos fixos tangíveis”.
As rubricas têm como principal objetivo estruturar a informação financeira de forma clara e compreensível. Além disso, permitem controlar e analisar o orçamento executado e, desta forma, cumprir normas contabilísticas e legais.
The following image illustrates an example of a document with rubrics that can be used.
What is the role of B2F in building a financial analytical model?
A B2F tem uma vasta experiência no desenvolvimento de modelos analíticos financeiros. Por isso, acompanha todo o processo, desde:
- Data extraction from multiple sources (parameterizations, CRMs, ERPs), regardless of their format — databases, APIs or files;
- Data transformation, adapting them to business needs and ensuring quality and consistency;
- Information consolidation in a Data Warehouse scalable, with the aim of creating a data model that is agnostic and independent of the source sources;
- Development of dashboards and analytical models, promoting efficient, intuitive and decision-oriented information consumption.
Contudo, a construção de um modelo deste tipo, com base em ficheiros internos ou dados extraídos de um ERP, é frequentemente mais complexa do que aparenta à primeira vista.
The starting point: structuring information
O primeiro passo passa, naturalmente, pela visualização e extração de todos os dados relevantes. Em seguida, a equipa organiza esses dados em tabelas distintas, de acordo com a sua função.
As a general rule, the tables to be created or extracted include:
- Dimensions such as Companies, Departments, Activities, Sectors, Projects, among others;
- Accounts;
- Cost centers;
- Headings;
- Budgets;
- Movements;
- Cash flows.
As últimas colunas concentram os dados numéricos e temporais, como valores e datas. Por outro lado, as primeiras servem para caracterizar e contextualizar essa informação.
Na maioria dos casos, estes dados não se encontram estruturados, organizados ou interligados. É precisamente aqui que a B2F assume um papel determinante.
From Chaos to Structure: Creating Logic Where There Is None
Após a análise e extração, o processo avança para a organização do modelo. Nesta fase, a equipa cria relações entre tabelas, desagrega contas e desenvolve tabelas auxiliares, sempre que necessário, para completar o modelo final.
Each organization has its own way of working with financial information. Sometimes, instead of there being a direct association between accounts and headings, more complex structures emerge, such as the one in the following image:
A primeira coluna indica a linha analítica de cada rubrica. Em seguida, surge a descrição e, por fim, a composição desagregada das contas que a compõem.
Some examples:
- A field like “67 68 69” represents the sum of the movements of accounts 67, 68 and 69 (and respective subaccounts);
- “4482..4495” corresponds to the interval between accounts 4482 and 4495 — that is, 4483, 4484, 4485, etc.;
- “L20-L21” indica a subtração entre os valores das linhas 20 e 21.
Este tipo de estrutura, apesar de compreensível para humanos, dificulta a análise automatizada com ferramentas como Microsoft Excel or Power BI. Isto acontece porque não existe correspondência direta entre as rubricas e os registos de movimentos.
Automation and control: the power of the process
A B2F recorre a procedimentos desenvolvidos em SQL para desagregar estas contas e estabelecer as ligações necessárias às tabelas de valores numéricos.
Embora não seja um processo imediato, a experiência acumulada permite torná-lo eficiente, fiável e escalável.
With this work, we guarantee a automated calculation durante a execução do processo ETL. Desta forma, asseguramos que as rubricas do balanço e da demonstração de resultados estão atualizadas diariamente, sem necessidade de intervenção manual.
The end result: a unique, clear and functional model
Antes deste tipo de intervenção, é comum encontrar empresas com dezenas de tabelas dispersas no ERP, de difícil acesso e interpretação. Além disso, podem existir múltiplos ficheiros Excel não relacionados entre si.
Depois da implementação do processo, a realidade muda por completo. Assim, a empresa passa a dispor de a unique, structured and integrated model, where all data is processed and ready for analysis in a single location.
A imagem seguinte apresenta um exemplo de modelo desenvolvido pela B2F, com as devidas associações e tabelas criadas ao longo do processo:
Como se pode observar, as tabelas com os dados numéricos e temporais encontram-se no centro do modelo. Por sua vez, as tabelas que contextualizam a informação, como rubricas, contas e documentos, encontram-se à sua volta.
Before vs After
Na tabela que se segue, estão representadas as comparações de um modelo antes e depois de a B2F o desenvolver.
| Before | After |
|---|---|
| Poorly structured and dispersed information | Organized data, easy to access and view |
| Time-consuming analyses with limited access to data | Rapid analysis and intuitive development, with immediate access to any information needed |
| Data distributed across multiple files, making calculations difficult | Centralized, structured and standardized information in a single location |
| Documentation development for the model becomes complex and inefficient | Simple and straightforward creation of essential documents for the model |
| Too much time spent on data collection and consolidation | Automation of data integration and processing |
| High dependence on specific people to interpret the files | More autonomous teams and more agile processes |
| System difficult to scale with increasing data volume | Scalable model that allows you to easily integrate new data |
| Lack of global visibility over the business | Better support for strategic and operational management |
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